Протокол совещания
Образующие оптимального протокола совещания. Оптимальное записывание совещания смотрится так: протокол совещания согласуется, распечатывается и расписывается сразу на самом совещании.
Пока участники идут из переговорной комнаты на собственные рабочие места, им назначаются цели, и, приходя на рабочее место, они обязаны получить на e-mail последнюю версию протокола, а также установленные им к выполнению цели в коллективной системе управления целями. И это вероятно! Давайте выясним, как.
Для того, чтобы получить стройный протокол совещания образец которого можно увидеть на сайте glebarhangelsky.ru, и установленные решения, мы будем применять особый стандарт MindJet Mind Manager. Вот так он смотрится полностью.
Советуем его наполнять равномерно в процессе совещания. Данный стандарт мы создавали очень много лет по результатам наших проектов внедрения сильной культуры проведения совещаний во всевозможных компаниях. Познакомим Вас с этим стандартом детальнее.
Выслеживайте время начала и завершения совещания Очень многие совещания стартуют и завершаются не своевременно. Одним из способов войны с этим является отслеживание и измерение времени начала и завершения совещания.
Также советуем в автономной ветке в обязательном порядке укреплять тех, кто запоздал на заседание, чтобы это видели. Эффект делает просто магический: никто не желает, чтобы его показали как задержавшегося. Еще можно затем подвести статистику и вывести рейтинг наиболее довольно часто опаздывающих.
Укажите и распределите роли участников совещании. Наиболее работающие и действенные инструменты довольно часто считаются и наиболее элементарными. Изумительно, однако факт: участники многих совещаний не до конца осознают роли участников, кто и что из них должен делать для эффективного проведения совещания и достижения итога.
Советуем в обязательном порядке показать отвечающих за исполнение следующих ролей:
Глава совещания – отвечает за исполнение поставленных правил подготовки и проведения совещаний. Как раз от него зависит, будет ли заседание действенным и активным.
Докладчик совещания – отвечает за высококачественную и преждевременную подготовку и известие информации, своевременной для членов совещания.
Участник совещания – отвечает за независимую подготовку и участие в совещании.
Секретарь совещания – отвечает за записывание заседание.
Хранитель энергии – отвечает за энергию совещания. Если в офисе жарко, достаточно давно не было перерыва, совместная динамика невысокая, то хранитель энергии должен остановить заседание и провести увеличивающую энергию событие.
Хранитель познаний – отвечает за измерение информации, чтобы не было утеряно ни одной дорогой идеи. В большинстве случаев, как раз данный человек показывает секретарю, что ту либо другую идея нужно установить.
Хранитель контекста – отвечает за воплощение повестки совещания. Сигнализирует всем в случае нарушения повестки совещания.
Хранитель времени – отвечает за воплощение кратковременных пределов совещания. За 2 секунды до завершения дискуссии сигнализирует о том, что пора принимать решение и укреплять результат.
Укажите задачи, образуйте повестку совещания. Практически у всех совещаний как правило нет письменной повестки. Это значит, что абсолютное большинство участников не в точности осознают, а для чего вообще они пришли на заседание. Это ведет к огромным утратам времени в самом начале совещания.
Также советуем в соответствии с принципом, обозначенным в п.2.1., вести хронометраж времени, сколько времени предполагалось на вопрос повестки и сколько времени возможно на это раскошелилось. Вот увидите, что через 3-4 недели целеустремленного измерения % завершенных своевременно совещаний ощутимо улучшится.
Закрепите решения. Следующие 3 пункта плотно сплетены между собой. Речь в данном случае идет о итоге совещания. Вообще, для чего люди планируют совместно? Для того, чтобы условиться о том, как быть далее. Эти договоренности могут быть 3-х видов:
Решения, которые затрагивают всех
Цели, которые назначены точным исполнителям
Вопросы, которые поднялись на совещании, по которым не удалось на совещании придти к четкому заключению либо точной задаче. Как правило это бывает, когда приводится вопрос за пределами повести совещания, либо когда вопрос мало подготовлен, чтобы по нему можно было принимать решения.
Новые регламенты, бизнес-процессы, одобрения, санкции, информация и прочее обсуждается на совещании и должно быть установлено в качестве решение, которые относятся ко всем присутствующим на совещании. Это мы советуем вписывать в блок «Принятые решения».
Назначьте цели Как заявлял еще умный Бисмарк, если Вы желаете, чтобы цель была выполнена, за ее выполнение должен отвечать 1 и лишь 1 человек. Для этого применяйте раздел для фиксирования задач.
Принципиально, чтобы у цели в обязательном порядке был документ, срок и важный деятель. Во время наполнения этих полей данные отражаются на дисплее, и все участники совещания видят, кто, за что и какую ответственность на себя берет.
Закрепите вопросы для обсуждения позднее. В связи с тем что мы ассоциативно думаем, то на любом совещании в обязательном порядке появятся вопросы, которые были не рассчитаны в повестке совещания.
Если эти вопросы не получается быстро решить (к примеру, при помощи правила «трех реплик»), то мы советуем их в обязательном порядке установить в раздел «Вопросы для обсуждения позже».
Важно эти вопросы установить. Прежде всего, участники заметят, что вопрос не утерян и он в обязательном порядке будет приподнят позднее. Во-вторых, это позволит перейти на вопрос из повестки. В-третьих, сам порядок фиксирования вопроса дает возможность перейти с обсуждаемой темы на другую. Если не укреплять, то все будут духовно взвешивать незаконченный вопрос.
Согласуйте решения совещания, распечатайте и подмахните протокол! Назначьте цели в системе наблюдения задач (Майкрософт Outlook). И самое важное.
В середине совещания, когда повестка рассмотрена, решения приняты, цели назначены, а вопросы для обсуждения позднее установлены, надо в обязательном порядке подвести результаты. Другими словами снова проболтать принятые решения из протокола.
А после того, как протокол подписан, заседание закончено и все участники отправились на собственные рабочие места, пользуйтесь второй вероятностью нашей программы – за 5 сек назначьте все цели при помощи коллективной системы наблюдения задач Outlook! Для этого щелкните на клавишу нашей программы «Назначить поручения».
Все, что Вам надо – это снова проверить верность формулировок и нажать на клавишу «Отправить» в любой из задач! И отныне каждый участник совещания, приходя на сове рабочее место, обретет в Майкрософт Outlook стройный протокол и установленные цели!